HOE VERBETER JE INVENTORY ACCURACY IN EEN MAGAZIJN?

In elk magazijn is nauwkeurigheid essentieel. Elk product, elke pallet en elke picktaak is afhankelijk van betrouwbare voorraadgegevens. Wanneer de systeemregistraties overeenkomen met wat er daadwerkelijk in het schap ligt, verlopen de operaties efficiënt. Bestellingen vertrekken op tijd, klanten blijven tevreden en de kosten blijven onder controle. Maar wanneer de nauwkeurigheid afneemt, zelfs maar een beetje, worden de gevolgen voelbaar in de hele operatie. Dit leidt tot verkeerd geplaatste voorraad, leveringsvertragingen en ontevreden klanten.

In deze blogpost leer je waarom Inventory Accuracy zo belangrijk is, wat het beïnvloedt en hoe je het kunt meten en verbeteren.

De definitie van Inventory Accuracy in een magazijn

Inventory Accuracy betekent dat je systeemgegevens overeenkomen met wat zich fysiek in het magazijn bevindt. Het draait om drie zaken: het juiste product op de juiste plaats, de juiste beschikbare hoeveelheid en de juiste verkoopeenheid.

Elk artikel moet worden opgeslagen op de locatie die het systeem aangeeft, correct worden geteld en geregistreerd in de juiste eenheid. Of het nu gaat om één stuk, een verpakking of een doos. Wanneer deze drie elementen overeenkomen, weerspiegelen je voorraadgegevens de realiteit. Dat zorgt voor nauwkeurige operaties en tevreden klanten.

Waarom is Inventory Accuracy belangrijk in een magazijn?

Inventory Accuracy is een van de belangrijkste factoren voor een efficiënt magazijn. Het beïnvloedt bijna elk aspect van de operatie, van ordersnelheid en klanttevredenheid tot de totale winstgevendheid.

Dit is waarom Inventory Accuracy cruciaal is voor een goed functionerend magazijn.

Snellere en betrouwbaardere orderafhandeling

Nauwkeurige voorraadgegevens zorgen ervoor dat operaties vlot verlopen en klanten tevreden blijven. Wanneer voorraadniveaus correct zijn, kunnen medewerkers de juiste producten zonder vertraging of fouten vinden en picken. Verkeerde tellingen verspillen tijd, veroorzaken verzendfouten en leiden tot gemiste deadlines. Betrouwbare voorraadinformatie zorgt ervoor dat bestellingen op tijd vertrekken, backorders worden voorkomen en het vertrouwen van klanten groeit.

Lagere operationele kosten

Voorraadfouten kosten geld in beide richtingen. Bij overstock wordt kapitaal vastgezet in goederen die op de schappen blijven liggen. Bij understock loop je verkoop mis en krijg je te maken met dure spoedaanvullingen. Door te werken aan betere Inventory Accuracy verminder je verspilling, voorkom je spoedbestellingen en verlaag je opslagkosten.

Betere forecasting en slimmer plannen

Je kunt niet plannen voor morgen als je vandaag niet weet wat je hebt. Nauwkeurige data geeft managers het vertrouwen om weloverwogen beslissingen te nemen over inkoop, productie en personeelsplanning. In plaats van te reageren op verrassingen zoals plotselinge tekorten of overtollige voorraad, kunnen ze plannen op basis van feiten in plaats van aannames.

Wat beïnvloedt Inventory Accuracy in een magazijn?

Om Inventory Accuracy te verbeteren, is het belangrijk te begrijpen waardoor het afneemt. Hieronder staan de meest voorkomende factoren.

Menselijke fouten

In de meeste magazijnen zijn menselijke fouten de belangrijkste oorzaak van onnauwkeurige voorraad. Een medewerker kan een label verkeerd lezen, vergeten te scannen of een foutieve hoeveelheid invoeren. Kleine fouten, zoals een pallet in het verkeerde vak plaatsen, kunnen ervoor zorgen dat voorraad als ontbrekend wordt beschouwd en de administratie na verloop van tijd verstoort. Duidelijke training, leesbare labels en consistent scannen verkleinen deze risico’s, terwijl realtime validatie in een WMS helpt om fouten te detecteren voordat ze zich verspreiden.

Slechte labeling

Onduidelijke of beschadigde labels laten zelfs de beste systemen falen. Wanneer locaties niet duidelijk gemarkeerd zijn, beginnen medewerkers te gokken. En gokken leidt vaak tot fouten. Slechte labeling vertraagt het pickproces en verlaagt dagelijks de nauwkeurigheid. Duidelijke, consistente en goed leesbare labels zijn een van de eenvoudigste en meest effectieve manieren om Inventory Accuracy te verbeteren.

Handmatige of verouderde systemen

Vertrouwen op papieren notities, spreadsheets of systemen die niet realtime updaten, brengt grote risico’s met zich mee. Elke handmatige invoer of losgekoppeld proces vergroot de kans op fouten en afwijkende data. Wanneer teams verschillende tools gebruiken die niet goed integreren, wordt voorraaddata onbetrouwbaar en leidt dit tot vertragingen en extra kosten.

Hoe meet je Inventory Accuracy?

Het meten van Inventory Accuracy gaat niet alleen over dozen tellen of een jaarlijkse inventarisatie uitvoeren. De meest praktische en betrouwbare manier om te zien hoe nauwkeurig je voorraad werkelijk is, komt van voorraadcorrecties die in je ERP-systeem terechtkomen. Elke keer dat iemand in het magazijn een tekort of overschot ontdekt en corrigeert, wordt die aanpassing geregistreerd als een correctie.

Laten we dit uitleggen met een voorbeeld van hoe het meten van Inventory Accuracy werkt in Consafe Logistics’ Astro WMS®.

Wanneer een medewerker een telling bijwerkt, stuurt het warehouse management system die correctie automatisch door naar het ERP. Elke correctie bevat een transactietype en een reden, zoals “+5 door foutieve telling” of “–5 door pickfout”. Deze codes vertellen een verhaal. Ze laten niet alleen zien dát fouten gebeuren, maar ook waarom.

Door deze correcties over een bepaalde periode te volgen, bijvoorbeeld 30 dagen, krijg je een helder en datagedreven beeld van je Inventory Accuracy. Als het aantal correcties afneemt of de redenen verschuiven van grote tekorten naar kleinere, geïsoleerde issues, is dat een sterk signaal dat de nauwkeurigheid verbetert.

5 stappen om Inventory Accuracy in een magazijn te verbeteren

Het verbeteren van Inventory Accuracy is geen eenmalige taak, maar een continu proces. Het vereist duidelijke routines, consistente gewoontes en een cultuur waarin nauwkeurigheid deel uitmaakt van elke actie in het magazijn. De volgende stappen helpen daarbij.

Stap 1: Implementeer een warehouse management system (WMS)

Nauwkeurigheid hangt samen met zichtbaarheid, en zichtbaarheid komt van een WMS. Een warehouse management system volgt elk item in realtime, beheert locaties en registreert elke transactie. Door integratie met ERP- en inkoopsystemen verdwijnen datasilo’s en werkt iedereen met dezelfde waarheid. De beste systemen sturen ook automatische meldingen bij voorraadverschillen of ongebruikelijke bewegingen, zodat problemen vroeg worden gesignaleerd.

Een WMS staat centraal in effectieve voorraadcontrole en zorgt ervoor dat elk item correct wordt gevolgd en verantwoord.

Stap 2: Scan elke beweging

De eerste regel is eenvoudig: als het beweegt, scan het. Streef naar bijna volledige digitalisering van elke fysieke beweging in het magazijn. Pak je iets op, scan het. Zet je het neer, zelfs tijdelijk, scan het naar die locatie. Elke beweging moet een digitale voetafdruk achterlaten. Daarvoor heb je een betrouwbaar warehouse management system nodig dat elke scan realtime registreert.

Stap 3: Train en versterk goede gewoontes

Het systeem werkt alleen als iedereen het correct gebruikt. Dat vraagt om consistente, praktische training. Leer medewerkers de gewoonte “altijd alles scannen” aan totdat het vanzelfsprekend wordt. Herhaal dit regelmatig wanneer nieuwe medewerkers starten of processen veranderen. Voor teams die overstappen van handmatige methodes is extra begeleiding nodig tot iedereen zich zeker voelt in de nieuwe werkwijze.

Stap 4: Voeg verificatiestappen toe

Zelfs met scanners kunnen fouten gebeuren, zoals het scannen van de verkeerde locatie. Voeg daarom eenvoudige dubbele verificaties toe. Bijvoorbeeld: na het scannen van een locatie moet de gebruiker een korte controlecode invoeren die naast het label staat. Deze kleine stap zorgt voor bevestiging zonder het werk onnodig te vertragen.

Stap 5: Gebruik dagelijkse cycle counts in plaats van jaarlijkse inventarisaties

Traditionele inventarisaties één of twee keer per jaar leggen de operatie stil, kosten veel tijd en laten fouten maandenlang opstapelen. Een betere aanpak is dagelijks cycle counting. In plaats van alles tegelijk te tellen, wijs je elke dag een beperkt aantal tellingen toe. Focus op items die recent niet zijn gescand. Tel, vergelijk en corrigeer onmiddellijk. Zo dek je op termijn het hele magazijn af zonder verstoring en zonder verrassingen.

Hoe verbetert een WMS Inventory Accuracy?

Een goed WMS vindt niet alleen voorraadfouten, het voorkomt ze.

• Realtime voorraadtracking: elke productbeweging, van ontvangst tot verzending, wordt onmiddellijk vastgelegd. Dit geeft een actueel en nauwkeurig voorraadbeeld en voorkomt fouten door handmatige of vertraagde updates.
• Barcodeverificatie: elke scan bevestigt het juiste artikel, de juiste hoeveelheid en locatie. Dit elimineert giswerk en beperkt menselijke fouten.
• Geleide ontvangst en opslag: het systeem controleert inkomende goederen en stuurt operators naar de juiste opslaglocaties.
• Nauwkeurig picken en orderafhandeling: geleide picklijsten en realtime validatie verminderen pickfouten, retouren en foutieve zendingen.
• Automatische registratie en traceerbaarheid: alle bewegingen en aanpassingen worden automatisch gelogd, met een volledig auditspoor.
• Realtime waarschuwingen: afwijkingen of foutieve scans worden meteen gemeld.
• Betere zichtbaarheid en rapportage: dashboards tonen voorraadniveaus, bewegingen en afwijkingen zodat managers trends herkennen en betere beslissingen nemen.
• Integratie doorheen de supply chain: het WMS koppelt met ERP-, inkoop- en verkoopsystemen voor consistente en nauwkeurige data.
  
  

Conclusie

Hoge Inventory Accuracy bereiken gaat niet alleen over technologie. Het draait om hoe mensen die technologie elke dag gebruiken. Zelfs het slimste WMS blijft niet nauwkeurig als de processen en gewoontes erachter niet kloppen.

Wat heb je aan realtime data als items niet correct worden gescand of op de verkeerde plaats staan? Wanneer teams duidelijke routines volgen, elke beweging scannen en het magazijn overzichtelijk houden met goede labeling, wordt nauwkeurigheid een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse werking.

Technologie maakt het mogelijk. Mensen zorgen ervoor dat het blijft werken. Samen verbeteren ze Inventory Accuracy en houden ze het magazijn efficiënt draaiende.